Hoe organiseer je een succesvol symposium?

Hoe organiseer je een succesvol symposium?

Om een succesvol symposium te organiseren moet je de tijd nemen. Als je de tijd niet hebt dan is het beter om dat uit handen te geven aan een organisatie bureau die gebruik maakt van bestaande lijnen die ze hebben in hun netwerk.

Wil je het toch zelf doen dan is het verstandig een draaiboek te maken. Daarin kun je vastleggen wat er moet gebeuren, wie het moet doen, wanneer het moet gebeuren en alle contactinformatie die nodig is. Als een van de belangrijkste onderdelen voor het draaiboek is het maken van een tijdstabel voor het symposium zelf zodat je op basis daarvan afspraken kunt gaan maken. Bij het maken van een draaiboek is het verstandig te beginnen met het einde. Het symposium zelf en hoe dat moet verlopen. Daarin verwerk je ook je doelstelling en je thema. Als je het zelf gaat doen dan zul je, afhankelijk van de omvang, al vroeg moeten beginnen. Een groot symposium met internationale uitstraling kan je al een jaar tevoren starten. Denk maar aan internationale sprekers die je misschien wilt hebben. Die hebben volle agenda’s en moeten reizen plannen. Die komen niet meer als je die 3 maanden tevoren gaat bellen. Dat is dus zowel als je het zelf doet en als je het laat doen door een organisatie bureau.

Als je programma klaar hebt dan kun je aan de faciliteiten gaan denken. Waar ga je een locatie vinden die jouw bezoekersaantal kan accommoderen, goed bereikbaar is en die kwaliteit kan leveren aan jou als organisator en aan jouw bezoekers. Bij een congres met enige opvang heb je een aantal mensen nodig die op de dag zelf actief zijn op acute probleempjes op te lossen. Vaste aanspreekpunten zoals bij de ingang, de parkeerplaats, de lunchruimte en de congresruimte. Als je alles goed geregeld hebt en afgesproken loop je toch tegen zaken aan die niet gaan zoals gepland. Het is dan zaak die op te lossen en pas achteraf te gaan kijken wat er aan gedaan had kunnen worden om het te voorkomen. Het is dan ter lering en vermaak. De volgende keer maak je niet meer dezelfde fout.

Bij een locatie is het van belang te denken aan bereikbaarheid. Dicht bij een station is ideaal voor de OV reizigers en dichtbij een snelweg is ideaal voor de auto gebruikers. Er zijn voldoende mooie en goed locaties in Nederland maar ook daar geldt dat je  er tijdig bij moet zijn zeker als het wat groter van opzet is.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *